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Conseils pour réunions de consultation

Posted on 2015/02/13

Lors du déploiement d’un nouveau projet, lors de votre arrivée à la direction d’une nouvelle unité, lorsque des collectivités consultent le grand public sur des orientations, il est parfois difficile de se faire entendre dans un contexte figé par la peur du changement.

Voici quelques conseils pour animer vos réunions de consultation.

Invitation

  • Faire une invitation ouverte à tous les membres de l’équipe, par exemple (ne pas exclure).
  • Soyez clair sur l’intention (informer et consulter les participants sur (indiquez l’objet de la réunion). Précisez que la consultation n’a pas pour vocation de permettre la co-élaboration ou une co-décision, mais de permettre d’informer et d’entendre les retours de chacun sur ce qui a été exposé.

Introduction

Lors de votre introduction expliquez qu’il s’agit d’une réunion de consultation pour :

  • vous permettre d’exposer le projet ou vos objectifs
  • permettre aux participants de demander des clarifications et faire des retours constructifs. Ils n’ont pas cependant d’élaboration ou de décision dans ce cadre (voir les différentes formes des processus participatifs).
  • vous permettre d’entendre l’avis ou le ressenti de chacun sur ce qui a été exposé. Pour vous permettre d’y parvenir, vous avez besoin de poser un cadre d’écoute et de parole pour vous permettre de bien être à l’écoute de chacun. Pour cela vous proposez un cadre très simple : voir fiche sur les principes de l’intelligence collective.

Il nous semble important de parler de votre besoin d’entendre ce que chacun a besoin de dire, pour poser le cadre. Ainsi il ne sera pas ou moins perçu comme un élément de contrôle, car l’intention est vraiment de vous permettre d’entendre ce que chacun à dire.

Il est tout aussi important d’être clair sur ce que vous attendez des participants: il s’agit d’une réunion d’information et de consultation. Vous n’êtes pas en mesure de modifier l’intégralité du projet, de tout ‘révolutionner’, mais vous êtes à l’écoute de ce qu’il est possible de faire dans le cadre des contraintes qui vous sont imposées.

Exposé et consultation

  • Soyez concis dans votre exposé.
  • Après que vous avez terminé, ouvrez un premier tour de parole pour demander s’il y a des besoins de clarifications. Une clarification n’est pas un avis ou une suggestion. Il s’agit de comprendre ce qui a été dit et rien de plus.
  • Une fois le tour de clarification terminée, ouvrez un tour pour entendre le ressenti de chacun. Il peut être important d’indiquer un temps donné pour chaque personne (3 minutes par exemple).
  • Pour chaque tour, laissez la personne qui souhaite commencer le faire, et après faites tourner la parole dans le sens des aiguilles d’une montre. Une personne peut décider de passer son tour de parole si elle n’est pas prête; une fois le tour bouclée, la parole lui reviendra. Si elle n’a pas de retour à faire, c’est a elle de l’exprimer pour ainsi assumer son silence).
  • Faites un retour sur tout ce qui vous a été dit.

Clôture

  • Nous vous invitons à clore la réunion en faisant un tour de clôture pour entendre comment chaque participant a vécu la réunion. C’est un moyen pour vous de savoir si le processus a été utile pour votre démarche, si les participants se sont sentis écoutés. Ce tour de clôture vous permettra aussi de faire votre propre retour sur l’exercice et de remercier le groupe.

Chez Recompose, nous accompagnons notamment les élus et les agents de collectivités territoriales, ainsi que les managers d’organisations dans le cadre de leurs processus de consultation ou de déploiement de leurs projets. Contactez-nous si vous souhaitez vous faire accompagner.

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